人事档案借阅制度

【人事档案借阅制度 第一篇】

人事档案借阅制度是一项重要的组织管理制度，对于保障员工信息安全、提高工作效率等方面具有重要意义。本文将以人事档案借阅制度为中心，探讨其背景、意义、实施步骤以及存在的问题与解决方案。

一、背景与意义

随着社会的发展和组织规模的扩大，人事档案管理越来越受到重视。人事档案是组织对员工的重要信息进行记录和保存的工具，包括个人基本信息、履历、任职资格、奖惩记录等。人事档案借阅制度的出现，旨在规范和管理这些信息的使用。

人事档案借阅制度的意义在于：

1. 保障员工信息安全：借阅制度能够限制档案的查阅对象，防止员工个人信息被泄露、滥用或损毁。

2. 提高工作效率：合理借阅档案，有助于员工和管理者更加方便地获取所需信息，提高工作效率和操作的准确性。

3. 便利管理决策：通过档案借阅制度，管理者能够全面了解员工的历史记录和工作表现，为管理决策提供有力支持。

二、实施步骤

要实施人事档案借阅制度，需要以下步骤：

1. 确定借阅权限：根据组织需求和岗位职责，明确不同人员对档案的借阅权限，包括档案查阅、复印、借出等。

2. 制定借阅流程：明确借阅流程，包括借阅申请提交、审批流程、查阅时间限制等，确保借阅过程规范、透明。

3. 设立借阅登记系统：建立档案借阅登记系统，记录借阅人、借阅日期、借阅目的等信息，实时掌握档案借阅情况。

4. 设置安全措施：加强档案室的安全防护，确保档案的物理安全；同时，建立电子档案管理系统，加密档案数据，防止非授权人员获取。

5. 定期与整理：定期对档案进行和整理，清理过期、失效的档案，确保档案的及时性和准确性。

三、存在问题与解决方案

人事档案借阅制度在实施过程中可能会面临以下问题：

1. 信息泄露风险：档案借阅过程中，可能存在信息被非授权人员获取的风险。解决方案是加强安全措施，限制借阅权限，建立完善的审批流程和安全保护措施。

2. 借阅流程繁琐：借阅流程的操作复杂，可能导致效率低下。解决方案是简化流程，利用信息化手段提高借阅系统的便利性和效率。

3. 档案管理不规范：部分组织对档案整理和归档的管理不够规范，导致档案难以查阅。解决方案是建立定期机制，加强档案整理和归档的规范性和系统性。

总之，人事档案借阅制度作为一项重要的组织管理制度，有着重要的意义。通过明确借阅权限、制定借阅流程、加强安全措施，能够保障员工信息安全，提高工作效率，为管理决策提供便利。然而，我们也应该认识到存在的问题，并采取相应的解决方案来不断完善和提升人事档案借阅制度。

【人事档案借阅制度 第二篇】

干部档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案的重要组成部分。同时又是考察了解干部的重要依据。因此，查阅和借用干部档案必须遵守下列规定：

　　一、查阅单位

因工作需要，可直接向我档案室查阅干部档案的单位市直各部门、委、办、局及有关单位党组（党委）及人事（干部）科。

　　二、利有范围

1、凡涉及干部考察、任免、调动、政审、组织处理、入党、入团、出国、福利待遇、治丧的需要查阅本人档案的。

2、与他人案件有密切关系，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅其档案取得证明材料的'。

3、编写党史、军史、斗争史、地方法、撰写任务传记，一般不得查阅干部档案，如该干部已经死亡或有病不能口述、书写的，可提供档案材料的有关部门。

4、干部亲属入党、入团、升学、参加工作等政审，可由干部所在单位的党组织提供有关情况，不得查阅档案。

5、干部档案一般不外借，但有下列情况的可酌情借阅：

①干部部门对干部本人及社会关系和家庭历史问题进行复查，靠查阅一时解决不了的。

②本单位和上级干部部门进行任免、调动、考察等工作需要档案的。

③其他特殊情况的。

　　三、查、借阅手续

凡查阅档案，必须持《查阅干部档案介绍信》，并按照查阅干部档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。

1、干部档案《介绍信》由查阅单位主管领导签署意见并加盖公章，经干部档案管理部门审核同意后并填写查阅干部档案登记表方可查阅。查阅领导干部档案需经主管干部档案工作的领导审批后查阅。

2、各单位不准跨系统查阅干部档案，因特殊需要必须查阅的，需征得干部所在单位的组织、人事部门同意，并在《查阅干部档案登记表》备注栏内签署意见后方可查阅。

　　四、注意事项

1、查阅干部档案，利用单位原则上应派中员干部，并持有专用的《查阅干部档案介绍信》到档案室查阅档案；

2、任何个人不得查阅或借用本人机器直系亲属的档案；

3、查阅干部档案时，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、档案材料污损，不得吸烟。

4、查、借阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的必须请示干部档案室负责人审批后才能复制。

5、借用出去的干部档案，必须安全严格保密，不准转借，不准交给无关人员和干部本人翻阅用毕及时归还。

【人事档案借阅制度 第三篇】

一、本局人员借阅档案，必须办理借阅手续。外单位查阅档案或要求出具审计档案证明的，必须持单位介绍信，并经局主管领导审批，进行登记后，方可查阅。

二、借阅人员未经允许，不得抄录、复印和拍照，因工作需要时，须经档案工作人员审核，相关业务科室和办公室主任批准。

三、借阅档案时间一般不得超过半月，并按时归还。如确需继续使用者，应重新办理借阅手续。机密和声响档案一律不得借阅。

四、借阅人员要爱护档案，确保档案的安全，严禁在案卷上勾画、涂改，不得污损、抽页、拆卷、转借及遗失，并应对所借案卷内容注意保密，如违反上述规定将依照《档案法》追究责任。

五、归还档案时借阅人员应向档案工作人员反馈利用效果。

【人事档案借阅制度 第四篇】

1、利用范围：凡在本馆保存的所有档案，我国公民和组织持有合法证明均可利用。

2、利用时间：档案馆为利用档案者随时提供，利用档案原则上在阅览室进行，特殊情况需利用档案时，需征得本馆同意，方可外借，借阅者要负责档案的保密、安全并及时返还。

3、利用程序：电函、信件利用档案者由本馆工作人员代查、代函并按规定收取费用。本人来馆利用档案的需先出示个人所持证件，经验证持有合理有效证件的'，由本馆工作人员代查，经本馆工作人员检查复核签证后，方可带走所取材料。

4、档案利用者应遵循下列规定：

（1）查阅、摘录、复制尚未开放的档案须经馆长同意，必要时报请上级主管领导批准。

（2）利用者需要采用复印、照相方法复制档案，均由档案馆负责办理，并按规定收费。

（3）利用者所复制的档案（证明材料除外）除经本馆请示上级领导机关特许者外，不得以任何形式全文公布、陈列、展示或再行复制，绝密档案复制件应于使用后交回。

（4）港、澳、台同胞、海外华侨和外国人利用档案，应持市以上有关国家机关介绍信，并按国内利用者的利用程序有关规定办理。

（5）档案利用者，不得在档案材料上勾画、圈点、涂改，并有义务爱护档案，不得转借和拆卷。凡对档案造成损坏的要负责经济赔偿，严重的要依法追究责任。

5、档案工作人员对档案利用者应主动热情服务，做到百问不烦、百拿不厌、有问必答、并尽可能以复制件代替原件使用，注意随时收集利用效果的反馈，不断改进利用工作。

【人事档案借阅制度 第五篇】

一、本校教师、职工利用档案，必须持有学校办公室负责人签署意见，分管校长批准的阅档单。

二、本校学生利用档案，必须持有学生证及学生科的介绍信，在档案室查阅，不能借出。

三、外单位人员利用档案，必须持有本人单位介绍信，并学校办公室负责人签署意见，分管校长批准后，方可利用。

四、利用档案人员一律在档案室阅览，如因工作需要必须借出，需经分管校长同意，并严格履行借阅登记手续且限期归还。

五、借出期限一般不超过两周，特殊情况，经档案室主任同意，可办理续借手续，并按期归还。

六、利用档案人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

七、档案管理人员应仔细检查归还的'档案，如有破损、丢失、涂改等情况，立即追究责任，并向档案室主任报告。

八、档案管理人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。

九、查（借）阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

【人事档案借阅制度 第六篇】

　　一、查(借)阅干部档案的`范围

凡因干部任免、 xx、组织处理、出国、入团入党、工资、福利待遇、治丧以及与他人案件有密切关系等需要，均可按规定查阅个人档案。但个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

　　二、查(借)阅人事档案手续

1.查阅干部档案的部门，应派两名(或两名以上)中员到人事档案室，填写查阅干部档案审批表，由单位人事处或学院办公室负责人签字同意后(也可加盖部门公章)方可查阅。

2.外调人员查阅档案，必须是组织上委派中共正式党员，持单位介绍信并携带本人身份证(或工作证)，经学院办公室或人事处负责人审核同意方可查阅。

3.档案材料原则上不外借，若有特殊情况必须借用时，应在审批表上说明理由，经学院办公室和人事处负责人签字同意后方可借出，但必须保证干部档案绝对安全，时间最长不超过两周。

　　三、查(借)阅干部档案注意事项

1.查(借)阅干部档案，不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损等。

2.未经批准，不得复制干部档案材料;摘抄、复制的材料应负责保管好，不得给无关人员看，用毕即自行销毁。

3.借用的干部档案材料，必须绝对保证安全。要严格保密，妥善保存，不准外借，不准交无关人员和干部本人翻阅，用毕及时归还。若不能按期归还者，提前办理续借手续。

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